Entretien avec Bloovi : comment le groupe PolySto a unifié six entités pour assurer une croissance durable

PolySto Group est spécialisé dans les finitions hygiéniques des espaces où les aliments sont transformés : revêtements muraux, plafonds, portes, bords de protection et protections murales. Tout est conçu pour rendre les zones de production du secteur alimentaire résistantes à une utilisation intensive, à un nettoyage agressif et à la prolifération bactérienne. « Nous opérons dans un créneau très spécifique », explique Christiaan De Page. « Nos matériaux sont si robustes et durables qu’aucune fissure ne peut se former. Pas de fissures signifie pas de bactéries. Qualité et savoir-faire : voilà ce qui nous caractérise. » Et PolySto Group souhaite étendre cette qualité à ses propres opérations.

De la fragmentation à la rationalisation

Avant 2021, le groupe PolySto se composait de six entités distinctes. « Même si elles étaient réunies sous un même toit, elles fonctionnaient de manière totalement indépendante les unes des autres, utilisant des systèmes et des méthodes de travail différents », explique Christiaan. « Cela a entraîné une fragmentation et un manque de visibilité. Le nouvel actionnaire s’attendait à des marges claires, mais les chiffres initiaux présentaient des divergences. » Pour Christiaan, une chose était claire : sans une bonne maîtrise des chiffres, il est impossible de diriger l’entreprise. « On ne peut construire l’avenir que si l’on a une visibilité sur tous les chiffres et toutes les données », affirme-t-il.

En collaboration avec le PDG Jasper De Jaeger, Christiaan a mis en place une structure en consolidant toutes les entités au sein d’un environnement logiciel unique, créant ainsi une base financière unifiée pour l’ensemble du groupe. Parallèlement, la fréquence des rapports a été augmentée. Alors que les rapports n’étaient auparavant établis que périodiquement, les suivis sont désormais effectués chaque mois, ce qui permet à l’équipe d’apporter des ajustements plus rapidement et d’avoir un aperçu immédiat des performances. « Cette régularité fait une grande différence », déclare Christiaan. « On voit immédiatement où se trouvent les opportunités et où des optimisations sont nécessaires. »

« On ne peut construire l’avenir que si l’on a une visibilité sur tous les chiffres et toutes les données » —Christiaan De Page, directeur financier du groupe Polysto.

Une plus grande transparence, des marges plus saines

En regroupant toutes les entités au sein d’un seul système, nous avons pu véritablement rationaliser les processus financiers et opérationnels, depuis les achats et les ventes jusqu’à la production, en passant par les bons de travail, la gestion des stocks et la chaîne d’approvisionnement. Grâce à cette base financière unifiée, les analyses et les rapports sont devenus fiables et structurés.

« L’automatisation nous aide à mettre en œuvre les changements de manière efficace et à garder le contrôle de l’organisation. En suivant avec précision les heures de travail et les tarifs, nous avons également pu affiner nos calculs de coûts et mieux aligner la facturation sur la réalité. Cela nous a permis de retrouver rapidement des marges saines. » Parallèlement, l’équipe a travaillé sur l’optimisation des coûts et une approche commerciale plus ciblée pour aller encore plus loin.

Exact en tant que partenaire

Le groupe PolySto a choisi le logiciel de gestion d'entreprise d'Exact comme système ERP central pour prendre en charge toutes ses activités financières et opérationnelles. « Établissement de devis, suivi des commandes, facturation… Tout s'inscrit dans un même cycle fluide », explique Christiaan. « Cette simplicité nous aide à mettre en œuvre les changements en douceur. »

Pour le suivi de projets plus complexes, PolySto relie des outils spécialisés à Exact Online, garantissant ainsi une intégration transparente des différents processus, tandis que l’IA prend en charge de plus en plus de tâches routinières. « Grâce à l’intégration bancaire PSD2, les transactions bancaires sont automatiquement importées, après quoi le rapprochement et la comptabilisation s’effectuent dans Exact Accounting Online. Alors que cela se faisait auparavant manuellement, le processus est désormais entièrement automatisé, avec moins d’étapes et une plus grande précision », explique Christiaan.

Grâce à la connexion directe entre Exact Online et la banque, les transactions sont par exemple automatiquement rapprochées et comptabilisées.

Croissance internationale et partenariat

Le groupe PolySto a récemment franchi une étape importante dans sa stratégie internationale en concluant un partenariat avec Hydewa. Pour l’instant, les deux entreprises continueront à fonctionner de manière indépendante, mais elles harmonisent systématiquement leurs processus. « Cela permet aux structures opérationnelles des deux entreprises de se soutenir mutuellement de manière optimale. »

Une nouvelle expansion internationale est-elle à l’ordre du jour ? « Nous prévoyons de réaliser d’autres acquisitions à l’avenir », confirme Christiaan. « Cela offre au service financier des opportunités supplémentaires pour optimiser davantage les processus. Les fondations sont solides, toute croissance future pourra donc s’appuyer sur celles-ci. »

Point clé

Le conseil de Christiaan aux entrepreneurs : « Assurez-vous de disposer d’une source unique et fiable de chiffres et de données. Ce n’est qu’ainsi que vous pourrez établir des rapports, analyser, prévoir et apporter des ajustements. C’est à ce moment-là que vous prendrez véritablement le contrôle de votre entreprise et que vous pourrez atteindre une croissance durable. »

Source: Bloovi.be