Entrevista a Bloovi: Cómo el Grupo PolySto unificó seis entidades para impulsar un crecimiento sostenible

¿Qué ocurre cuando se reúnen bajo un mismo techo seis empresas, cada una con su propia cultura y sus propios sistemas? Para PolySto Group, esto supuso tanto oportunidades como complejidades. Como especialista en acabados higiénicos para zonas de procesamiento de alimentos, la organización se enfrentaba a una cuestión crucial: ¿cómo lograr claridad y control cuando la base está tan fragmentada? El director financiero, Christiaan De Page, conoce la respuesta. «Solo se puede construir el futuro si se tiene visibilidad de todas las cifras, gracias a una única fuente de datos como base».

De fragmentado a optimizado

Antes de 2021, PolySto Group estaba formado por seis entidades independientes. «Aunque estaban bajo un mismo techo, operaban de forma totalmente independiente unas de otras, utilizando diferentes sistemas y métodos de trabajo», explica Christiaan. «Eso generaba fragmentación y falta de visión de conjunto. El nuevo accionista esperaba márgenes claros, pero las cifras iniciales mostraban discrepancias». Para Christiaan, estaba claro: sin un control firme de las cifras, no se puede dirigir la empresa. «Solo se puede construir el futuro si se tiene visibilidad de todas las cifras y datos», afirma.

Junto con el director general, Jasper De Jaeger, Christiaan aportó estructura al consolidar todas las entidades en un único entorno de software, creando una base financiera unificada para todo el grupo. Al mismo tiempo, se aumentó la frecuencia de los informes. Mientras que antes los informes se realizaban solo de forma periódica, ahora los seguimientos se llevan a cabo mensualmente, lo que permite al equipo realizar ajustes más rápidamente y obtener una visión inmediata del rendimiento. «Esa regularidad marca una gran diferencia», afirma Christiaan. «Se ve inmediatamente dónde están las oportunidades y dónde es necesaria la optimización».

«Solo se puede construir el futuro si se tiene visibilidad de todas las cifras y datos» —Christiaan De Page, director financiero de Polysto Group.

Mayor transparencia, márgenes más sólidos

Al reunir todas las entidades en un único sistema, pudimos optimizar de verdad los procesos financieros y operativos, desde las compras y las ventas hasta la producción, las órdenes de trabajo, la gestión de inventario y la cadena de suministro. Gracias a esta base financiera unificada, los análisis y los informes ganaron en fiabilidad y estructura.

«La automatización nos ayuda a implementar cambios de manera eficiente y a mantener el control sobre la organización. Al realizar un seguimiento preciso de las horas de trabajo y las tarifas, también pudimos refinar nuestros cálculos de costes y ajustar mejor la facturación a la realidad. Esto nos permitió recuperar rápidamente unos márgenes saludables». Al mismo tiempo, el equipo trabajó en la optimización de costes y en un enfoque de ventas más centrado para lograr una mejora aún mayor.

Exact como socio

El Grupo PolySto eligió el software empresarial de Exact como sistema ERP central para gestionar todas las actividades financieras y operativas. «La elaboración de presupuestos, el seguimiento de pedidos, la facturación... Todo se desarrolla a través del mismo ciclo fluido», explica Christiaan. «Esa simplicidad nos ayuda a implementar los cambios sin problemas».

Para el seguimiento de proyectos más complejos, PolySto vincula herramientas especializadas a Exact Online, lo que garantiza que los distintos procesos se integren a la perfección, mientras que la IA se encarga cada vez más de las tareas rutinarias. «Gracias a la integración bancaria PSD2, las transacciones bancarias se importan automáticamente, tras lo cual se lleva a cabo la conciliación y el registro en Exact Accounting Online. Mientras que antes esto se hacía manualmente, ahora se ejecuta de forma totalmente automática, con menos pasos y mayor precisión», afirma Christiaan.

Gracias al enlace directo entre Exact Online y el banco, las transacciones se concilian y contabilizan automáticamente, por ejemplo.

Crecimiento internacional y alianza

El Grupo PolySto ha dado recientemente un paso importante en su estrategia internacional al establecer una alianza con Hydewa. Por el momento, ambas empresas seguirán operando de forma independiente, pero están armonizando sistemáticamente sus procesos. «Esto permite que las estructuras operativas de ambas empresas se complementen de forma óptima».

¿Hay más expansión internacional en la agenda? «Esperamos realizar nuevas adquisiciones en el futuro», afirma Christiaan. «Esto ofrece oportunidades adicionales al departamento financiero para optimizar aún más los procesos. Los cimientos son sólidos, por lo que todo el crecimiento futuro podrá basarse en ellos».

Conclusión clave

El consejo de Christiaan para los emprendedores: «Asegúrate de contar con una única fuente fiable de cifras y datos. Solo así podrás elaborar informes, analizar, hacer previsiones y realizar ajustes. Es entonces cuando realmente obtienes el control de tu organización y puedes lograr un crecimiento sostenible».

Fuente: Bloovi.be