Bloovi-Interview: Wie die PolySto Group sechs Unternehmen unter einem Dach vereinte, um nachhaltiges Wachstum zu ermöglichen
Was passiert, wenn man sechs Unternehmen mit jeweils eigener Kultur und eigenen Systemen unter einem Dach zusammenführt? Für die PolySto Group bedeutete dies sowohl Chancen als auch Komplexität. Als Spezialist für hygienische Oberflächen in der Lebensmittelverarbeitung stand das Unternehmen vor einer entscheidenden Frage: Wie schafft man Klarheit und Kontrolle, wenn die Grundlagen so fragmentiert sind? CFO Christiaan De Page kennt die Antwort. „Man kann nur für die Zukunft bauen, wenn man dank einer einzigen Datenquelle als Grundlage Einblick in alle Zahlen hat.“
Die PolySto Group ist spezialisiert auf die hygienische Ausstattung von Räumen, in denen Lebensmittel verarbeitet werden: Wandverkleidungen, Decken, Türen, Stoßkanten und Wandschutz. Alles ist darauf ausgelegt, Produktionsbereiche in der Lebensmittelbranche widerstandsfähig gegen intensive Nutzung, aggressive Reinigung und Bakterienwachstum zu machen. „Wir sind in einer sehr spezifischen Nische tätig“, sagt Christiaan De Page. „Unsere Materialien sind so robust und langlebig, dass sich keine Risse bilden können. Keine Risse bedeutet keine Bakterien. Qualität und Handwerkskunst – dafür stehen wir.“ Und die PolySto Group möchte diese Qualität auch auf ihre eigenen Abläufe ausweiten.
Von fragmentiert zu gestrafft
Vor 2021 bestand die PolySto-Gruppe aus sechs separaten Einheiten. „Obwohl sie unter einem Dach vereint waren, arbeiteten sie völlig unabhängig voneinander und nutzten unterschiedliche Systeme und Arbeitsmethoden“, erklärt Christiaan. „Das führte zu Fragmentierung und einem Mangel an Übersicht. Der neue Gesellschafter erwartete klare Margen, doch die ersten Zahlen wiesen Diskrepanzen auf.“ Für Christiaan war klar: Ohne einen festen Überblick über die Zahlen kann man das Unternehmen nicht steuern. „Man kann nur dann an der Zukunft bauen, wenn man Einblick in alle Zahlen und Daten hat“, sagt er.
Gemeinsam mit CEO Jasper De Jaeger schuf Christiaan Struktur, indem er alle Einheiten in einer einzigen Softwareumgebung zusammenführte und so eine einheitliche finanzielle Grundlage für die gesamte Gruppe schuf. Gleichzeitig wurde die Berichtsfrequenz erhöht. Während früher nur periodisch berichtet wurde, finden nun monatliche Nachverfolgungen statt, wodurch das Team schneller Anpassungen vornehmen und sofort Einblick in die Leistung gewinnen kann. „Diese Regelmäßigkeit macht einen großen Unterschied“, sagt Christiaan. „Man sieht sofort, wo Chancen liegen und wo Optimierungsbedarf besteht.“
„Man kann nur dann die Zukunft gestalten, wenn man Einblick in alle Zahlen und Daten hat“ – Christiaan De Page, CFO der Polysto Group.
Mehr Transparenz, gesündere Margen
Da nun alle Unternehmenseinheiten in einem einzigen System zusammengefasst sind, konnten wir die finanziellen und betrieblichen Prozesse wirklich optimieren – vom Einkauf über den Vertrieb bis hin zur Produktion, zu Arbeitsaufträgen, zur Bestandsverwaltung und zur Lieferkette. Dank dieser einheitlichen finanziellen Grundlage wurden Analysen und Berichte zuverlässig und strukturiert.
„Die Automatisierung hilft uns, Veränderungen effizient umzusetzen und die Kontrolle über das Unternehmen zu behalten. Durch die genaue Erfassung von Arbeitszeiten und Tarifen konnten wir zudem unsere Kostenkalkulationen verfeinern und die Rechnungsstellung besser an die Realität anpassen. So gelang es uns, schnell wieder gesunde Margen zu erzielen.“ Gleichzeitig arbeitete das Team an der Kostenoptimierung und einem fokussierteren Vertriebsansatz, um weitere Verbesserungen zu erzielen.
Exact als Partner
Die PolySto Group entschied sich für die Unternehmenssoftware von Exact als zentrales ERP-System zur Unterstützung aller finanziellen und operativen Aktivitäten. „Angebote erstellen, Aufträge verfolgen, Rechnungen ausstellen … Alles läuft in einem nahtlosen Kreislauf ab“, erklärt Christiaan. „Diese Einfachheit hilft uns, Änderungen reibungslos umzusetzen.“
Für die komplexere Projektverfolgung verbindet PolySto spezialisierte Tools mit Exact Online, wodurch sichergestellt wird, dass die verschiedenen Prozesse nahtlos integriert sind, während KI immer mehr Routineaufgaben übernimmt. „Dank der PSD2-Bankintegration werden Banktransaktionen automatisch importiert, woraufhin der Abgleich und die Verbuchung in Exact Accounting Online erfolgen. Während dies früher manuell erledigt wurde, läuft es nun vollautomatisch, mit weniger Schritten und höherer Genauigkeit“, sagt Christiaan.
Dank der direkten Verbindung zwischen Exact Online und der Bank werden Transaktionen beispielsweise automatisch abgeglichen und verbucht.
Internationales Wachstum und Partnerschaft
Die PolySto Group hat kürzlich mit dem Abschluss einer Partnerschaft mit Hydewa einen bedeutenden Schritt in ihrer internationalen Strategie unternommen. Vorerst werden beide Unternehmen weiterhin unabhängig voneinander agieren, doch sie stimmen ihre Prozesse systematisch aufeinander ab. „Dadurch können sich die operativen Strukturen beider Unternehmen optimal gegenseitig unterstützen.“
Steht eine weitere internationale Expansion auf dem Plan? „Wir gehen davon aus, dass wir in Zukunft weitere Akquisitionen tätigen werden“, nickt Christiaan. „Das bietet der Finanzabteilung zusätzliche Möglichkeiten, Prozesse weiter zu optimieren. Das Fundament ist solide, sodass jedes zukünftige Wachstum darauf aufbauen kann.“
Das Wichtigste auf einen Blick
Christiaans Rat an Unternehmer: „Stellen Sie sicher, dass Sie über eine einzige zuverlässige Quelle für Zahlen und Daten verfügen. Nur dann können Sie Berichte erstellen, Analysen durchführen, Prognosen erstellen und Anpassungen vornehmen. Erst dann gewinnen Sie wirklich die Kontrolle über Ihr Unternehmen und können nachhaltiges Wachstum erzielen.“
Quelle: Bloovi.be
